EDI
Hantera utgående dokument och EDI med samma lösning
Ett stort antal affärsdokument som fakturor, order och följesedlar utbyts som EDI (Electronic Data Interchange). Ofta överförs stora mängder data elektroniskt från ett IT-system till ett annat.
Med programvaran Lasernet Output Management från Tabellae får du både en lösning som kan hantera utgående dokument OCH EDI – det finns därför ingen anledning att välja ett fristående EDI system.
Enkelt att utbyta dokument elektroniskt
Om du arbetar med EDI känner du säkert till problemet med att kunder och leverantörer inte ska ha samma format.
Med Lasernet som EDI lösning hanteras data automatiskt med ett minimum av manuella funktioner, och lösningen är kostnadseffektiv tack vare ett lågt antal konsulttimmar för kundanpassning.
Du får en regelbaserad setup där:
- mallar är nu enklare att skapa och underhålla T.ex. det är inte längre nödvändigt att skapa samma format tio gånger, utan bara en gång
- Undvik att skapa samma format för olika kunder
- du kan aktivera och avaktivera sektioner med hjälp av regler beroende på om de behövs eller inte
Drifts- och tidsbesparingar med vår EDI lösning
”EDI är dyrt och tar lång tid” hör vi ofta. Detta är inte fallet hos Tabellae.
Hos konkurrerande lösningar är EDI vanligtvis transaktionsbaserat. Det är det inte hos Tabellae, eftersom du äger programvaran Lasernet som kan fungera som en EDI-lösning. Det ger dig:
- Besparingar i verksamheten eftersom allt inte behöver gå via VANS
- Tidsbesparingar genom att anpassa format och ändringar före sändning
Om du levererar många dokument till olika kunder och leverantörer är de dagliga besparingarna stora. T.ex inom livsmedels-, bygg- och transportsektorn där det vanligtvis finns många dokument och utbyte av data.
Fördelarna med EDI fakturering
- EDI fakturering säkerställer också att en elektronisk faktura når rätt mottagare.
- Manuella avsändarfel elimineras eftersom fakturering inte längre är en manuell utan istället en automatiserad process.
- EDI kan göra din verksamhet papperslös på många områden, med e-fakturor, beställningar och elektroniska orderbekräftelser.
- Genom att automatisera din fakturahantering till e-fakturering ökar den interna effektiviteten.
Är e-fakturering en fördel för mig?
Även om e-fakturering står på många människors agenda betyder det inte att det nödvändigtvis är bra för ditt företag.
Tabellaes rekommendation är:
- Nej: Om du har små mängder dokument men många kunder är detta i allmänhet inte en fördel.
- Ja: Om dina kunder eller marknader kräver det, behöver du det. Om du dessutom har stora dokumentvolymer men få handelspartners är ett e-faktureringssystem en stor fördel.
EDI system – vilket EDI system ska jag välja?
Det finns ett antal olika EDI system runt om i världen som täcker olika behov beroende på företagets storlek, bransch och behov. Du behöver dock inte ha ett fristående EDI system för att hantera dina elektroniska fakturor.
Tabellaes Output Management-lösningar, som hanterar företagets externa affärsdokument från skapande, design, formatering och distribution av affärsdokument, kan också användas som företagets EDI system.
Med en EDI lösning från Tabellae kan du därför undvika dyra kostnader för externa EDI system.
EDI-process (teknisk)
Processer
Det ökande fokuset på elektroniskt utbyte av affärsdokument som EDI-fakturor kräver ett EDI-system som stöder processen, som vanligtvis består av ett antal steg – och därmed dokument:
- Köparen skickar en elektronisk order
- Säljaren bekräftar ordern
- Det kan tillkomma orderändringar och aviseringar
- Varan levereras och en faktura skickas (ev. tillsammans med fraktdokument)
Ovanstående process stöds av Lasernet, som sköter två uppgifter i processen.
- Konvertering till/från det relevanta EDI-formatet t.ex. en EDI faktura
- Utskick och automatisk distribution av dokumenten – direkt via FTP eller via en VANS
Fördelen med att använda Lasernet för uppgiften är att det alltså bara finns ett format till/från ERP-systemet, även om man jobbar med många olika handelspartner.
EDI försändelse
Det finns en rad olika sätt att skicka och ta emot EDI-dokument på, t.ex. EDI fakturor. Lasernet kan alltså använda sig av:
- FTP
- VANS (t.ex. Sproom, KMD, IBM, OB10, Itella, Basware eller Evenex)
- SMTP (e-post)
Ofta är det handelspartnerns preferenser som uppfylls. Med mindre annat avtalas är det billigast att skicka dokumenten direkt via internet/Lasernet. Om inget annat avtalats är det billigare att skicka dokument direkt via Internet/Lasernet.
EDI lösning som stöder alla EDI-format
Som EDI leverantör erbjuder Tabellae en lösning som gör det möjligt att till exempel konvertera EDI-fakturor från leverantörens EDI-format till kundens EDI-format och vice versa.
Många EDI system har begränsningar för de format, även kallade EDI-standarder, som systemet stöder. En rad olika format används (och kallas för EDI) och Tabellaes EDI lösning stöder alla typer av EDI-format, t.ex.:
- EDIFACT, ODETTE, OIO, UBL, XML, CSV, E2B, Finvoice, Svefaktura, EHF, SWIFT och SEPA, understandarder som DAVID-, BYG-e- och HAMKOM-protokoll.
Ett EDI-system som stöder alla EDI-format underlättar inte bara för de interna arbetsflödena utan säkerställer också att dina kunder och leverantörer alltid får elektroniska orderbekräftelser, beställningar och e-fakturor i det önskade formatet.
Vad används EDI till?
EDI används i form av allt från elektroniska försäljnings- och inköpsorder till orderbekräftelser och fakturor.
EDI är en effektiv metod för att snabbt och effektivt utbyta eller överföra information till handelspartner.
Idag används EDI av företag i alla storlekar inom olika branscher. Bland våra kunder används EDI inom logistik- och transportbranschen ofta för att hantera leveranser och bokningar, medan det inom service- och försörjningsbranschen ofta används för att hantera e-fakturering, även känt som EDI-fakturering.
Vad är en EDI faktura?
En EDI-faktura är en elektronisk faktura (även kallad e-faktura) – i princip en faktura som skickas elektroniskt.
En av fördelarna med EDI fakturering är att när ditt företag skickar en e-faktura till en kund eller leverantör överförs informationen på fakturan i ett format som kan läsas av båda parters IT-system. Detta innebär att även om ni använder olika IT-system har ni möjlighet till utbyte och effektiv elektronisk fakturering.
Tabellaes EDI-lösning kan också användas för e-fakturering, och det finns många fördelar med detta.
Vill du veta mer om möjligheterna med Lasernet för EDI från Tabellae och hur vi kan hjälpa ditt företag?
Skicka ett mejl till mig så kontaktar jag dig för att bestämma en tid för ett rådgivningssamtal som passar dig.
