Elektronisk fakturering
Vad är elektronisk fakturering?
Elektronisk fakturering, även känd som e-fakturering, är en e-handelsteknik som förenklar elektronisk fakturering för att göra det lika enkelt som att skicka ett e-postmeddelande.
Elektronisk fakturering är ett område inom dokumentutbyte som utvecklas snabbt. Även om e-fakturering är en etablerad metod för elektronisk distribution av affärsdokument, råder det fortfarande förvirring om exakt vad som omfattas av definitionen.
Vad är en elektronisk faktura?
En e-faktura är en faktura som är digital under hela dokumentets livscykel, dvs. utfärdas, sänds, tas emot, hanteras och arkiveras elektroniskt i ett digitalt format.
E-fakturor skickas alltid i ett officiellt erkänt format beroende på land. I Skandinavien arbetar Danmark med OIOUBL-formatet, i Sverige är Svefaktura ett vanligt format, i Finland är det Finvoice och i Norge är EHF det föredragna formatet. Det internationellt vanligaste formatet i Europa är PEPPOL.
Vad är inte en elektronisk faktura?
Många tror att en elektronisk faktura är alla typer av fakturor som tas emot digitalt – men så är det inte. En elektronisk faktura täcker inte:
- En faktura i PDF, Word eller PNG mottagen via e-post
- En pappersfaktura som har konverterats till ett digitalt format
Elektronisk fakturering för den offentliga och privata sektorn
Flera offentliga sektorer runt om i världen driver på för e-fakturering och kräver att organisationer ska fakturera och fakturera elektroniskt. För privata företag innebär det också en tidsfrist för att få sina verksamheter omvandlade i tid.
Nationella och globala bestämmelser
En av de viktigaste drivkrafterna för att införa e-fakturering är EU:s krav på e-fakturering vid offentlig e-upphandling (se EN 16931). En annan vanlig orsak är nationella bestämmelser som kräver att e-fakturering används för att bekämpa skattefusk och skatteundandragande.
Elektroniska fakturor används redan i stor utsträckning inom både den offentliga och privata sektorn, särskilt med PEPPOL och OIOUBL som det statliga formatet för elektronisk fakturering i de flesta länder.
Kostnadseffektiv elektronisk fakturahantering
När du använder e-fakturering får du ett arbetsflöde för elektronisk fakturahantering som är snabbare, billigare och mer korrekt.
Undvik tidskrävande och kostsamma processer för att skanna, tolka och verifiera fakturor. Istället skickas dina e-fakturor direkt till ditt arbetsflödessystem. När e-fakturan är godkänd och registrerad skickas fakturauppgifterna direkt till din ekonomiavdelning eller ditt affärssystem.
5 fördelar med elektronisk fakturering
Med e-fakturering får du ett förbättrat arbetsflöde för fakturahantering som kan göra en positiv skillnad för ditt företag.
1. Snabbare
Eliminera tidskrävande och kostsamma processer för att skanna, tolka och verifiera fakturor. Istället skickas dina fakturor direkt till ditt arbetsflödessystem. När e-fakturan är godkänd och registrerad skickas fakturauppgifterna direkt till din ekonomiavdelning eller ditt affärssystem – vilket sparar tid.
2. Professionell image
Alla dokument och rapporter stöder företagets layout. Du minskar behovet av förtryckta formulär, minskar felfrekvensen och förbättrar kvaliteten.
3. Billigare
Med elektronisk fakturering kan du skicka fler av dina affärsdokument automatiskt och elektroniskt. Det innebär att du behöver färre skrivare och får lägre toner- och pappersförbrukning. Det sparar pengar på hårdvara, papper, toner, utskrifter och, viktigast av allt, medarbetarnas tid.
4. Säker och korrekt
E-fakturering är det säkraste sättet att utbyta filer och göra affärer tack vare krypterad filöverföring, digitala signaturer och säkra nätverk – och den kan inte försvinna i posten. Data levereras direkt från ditt ERP-system i realtid och automatisk fakturavalidering säkerställer att endast korrekta transaktionsdata kommer in i ERP-systemet.
5. Anpassa till kundens krav
Har du inte rätt e-fakturaformat som din kund vill ha? Vi kan leverera dina fakturor i exakt det format och den layout som dina kunder vill ha.
Obligatorisk e-fakturering – är du redo?
E-fakturering håller på att bli obligatoriskt över hela världen. Det är ett säkert och korrekt sätt att göra affärer på, men det innebär också nya krav på din organisation.
Om du gör affärer internationellt måste du kunna fakturera elektroniskt i vissa format för att kunna fortsätta handla med de berörda länderna. Ladda ner Tabellaes whitepaper om e-fakturering och få en överblick över de obligatoriska kraven som kommer 2023, 2024 och 2025.
Vill du veta mer om möjligheterna med e-fakturering från Tabellae och hur vi kan hjälpa ditt företag?
Skicka ett mejl till mig så kontaktar jag dig för att bestämma en tid för ett rådgivningssamtal som passar dig.
