Unngå forsinkelser eller overskridelse av budsjett

Output Management blir dessverre ofte nedprioritert i et ERP-prosjekt, og er som regel langt mer omfattende enn de fleste forventer. Tabellae har samlet de viktigste og mest smertefulle erfaringer fra en lang rekke nordiske virksomheter. 

ERP-prosjekt

I perioden 2012-2018 har Tabellae deltatt i hundrevis Output management prosjekter, og studert hvordan våre kunder utvikler og utnytter deres forretningsdokumenter for å bli bedre, optimalisere og skaffe seg konkurransefortrinn, f.eks. fakturaer, tilbud, ordrer, ordrebekreftelse, følgeseddel, tolldeklarasjon, etiketter, osv.

Dokumenter = Høy risiko

Dokumenter og utskrifter får ofte status som HØY RISIKO i en prosjektrapport etter at dokumentbeskrivelsene foreligger og utviklingen har startet. Dette skyldes bl.a. mange ukjente og skjulte kostnader som er være vanskelige å se, og ta høyde for i starten av et ERP-prosjekt.

3 risiko som får økonomien til å løpe løpsk

1. For mange tilpasninger

90% av virksomheter gjør spesialtilpasninger i standardløsningen. Utfordringene er at kundens ønsker blir mer avansert i takt med prosjektets fremdrift og flere muligheter synliggjøres. MEN uten å ville endre seg eller egne prosesser, blir nå ny teknologi brukt på den gamle måten i form av en tilpasning.

En annen stor utfordring er at når en har mange tilpasninger blir system-oppgraderingene, som blir anbefalt med jevne mellomrom, ofte hoppet over -> nettopp pga høye kostnad med å løfte tilpasningene. Noe som resulterer i kortere levetid på systemet.

 #2. ERP-prosjekter er ikke kun IT-prosjekter

Hos 90% av virksomhetene omfatter implementeringen flere avdelinger og innebærer endringer av roller, oppgaver, prosesser, strukturer og organisasjon.

ERP-systemer er komplekse; man forsøker å integrere et helt selskaps avdelinger og funksjoner i et enkelt IT-system, som skal kunne tjene alle avdelingers individuelle behov. Det krever både tverrfunksjonell koordinering og sterkt organisatorisk lederskap å drive en «Change management» prosess.

#3. Uklare avtaler og bristene forutsetninger

“Vi trodde prisen var fast”

  • Hva skal leveres?
  • I hvilken kvalitet?
  • Hvem skal gjøre hva?

«Dere kan selv gjøre mye»

  • Konvertere data
  • Bygge integrasjoner
  • Utvikle rapporter
  • Tilpasse dokumenter
  • Oppsett av parametere
  • Utdannelse av deres brukere

Punktene over er noen av årsaken til at opp mot 90% av ERP-prosjekter blir forsinket, og kun 24% gjennomføres på tid og budsjett. Det er mange årsaker til forsinkelser og budsjettoverskridelser, men jo flere ukjente faktorer som kan elimineres fra start, jo større sannsynlighet er det at estimatene stemmer overens med faktiske resultater når prosjektet er avsluttet. Jo flere ukjente faktorer som kan elimineres fra start, jo større sannsynlighet er det at estimatene stemmer, og at ERP-prosjektet dermed leverer på tid og budsjett.

Reduser det ukjente

Tabellae hjelper med dokumentdelen og bidrar til å redusere det ukjente i ERP-prosjektet. Bl.a. hurtigere og rimeligere utvikling av dokumenter første gang, samt løpende endringer og eventuelle oppgraderinger i forhold til å kode dokumenter selv i SSRS.

Eksempel på resultater:

  • Endring i 8-12 standardrapporter i ERP-systemet: Redusert fra 300 timer til 50 timer.
  • Endring i design på faktura (ulike førsteside): Redusert fra 20 timer til 1 time.
  • Korrigeringer etter gjennomført test: Redusert fra 200 timer til 10 timer.
  • Endringer utført etter at systemet er i drift (over 3 år): Redusert fra 150 timer til 50 timer

Fordi utvikling og løpende endringer kun tar en brøkdel av tiden jft med å kode selv, blir tilpasninger i dokumenter ikke lengre vurdert som høy risiko. I prosjektet blir det planlagt trinnvis utvikling og planlagt et opplæringsløp på tvers av selskapet. I mange prosjekter blir det også planlagt at kunden selv tar over ansvaret for dokumentene når prosjektet nærmer seg slutten.

Få innblikk i våre beregninger eller få laget beregninger av deres egne besparelser ut fra deres egne tall. Meld din interesse til Tim Janum på Denne e-postadressa er beskytta mot program som samlar e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne sjå den.


Kilder:

Davide Aloini, 2012, s. 184.
Herbert Nathan og Co. “Hvor er ERP-markedet på vej hen” 
William J. Stevenson, 2011, s. 525-526 
Tabellae Best Praksis Pakke

Hvilke resultater kan dere oppnå?

Få utført ROI-beregning

Få utført ROI-beregning

Ring eller skriv til Tim Janum
+45 5154 1523
Denne e-postadressa er beskytta mot program som samlar e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne sjå den.
Følg oss på LinkedIn

Følg oss på LinkedIn

Artikler, markedsnyheter og inspirasjon for å maksimere avkastningen på investeringen.
Få vårt nyhetsbrev

Få vårt nyhetsbrev

Nye funksjoner, nye produkter og bruksområder 4-6 ganger i året.
Klikk her

Bli kontaktet

Vil du gjøre ditt neste ERP-prosjekt enklere? Legg igjen din kontaktinformasjon, så tar vi kontakt så raskt som mulig.

Tabellae anbefales av ledende ERP-hus

  • Columbus
  • Cgi
  • DXC Technology
  • Canon
  • Implema
  • Innofactor
  • Orango
  • Bredana
  • Datacon
  • Fellowmind
  • Tieto Evry
  • Fujitsu
  • Scales
  • Sigma
  • Essence Solutions
  • Optosweden
  • Axdata
  • Cloud Agility
  • Norriq

Om Tabellae

Tabellae er et implementeringshus med fokus på faktura, tilbud og andre Output fra forretningssystemer. Vi reduserer kostnader med utvikling og utveksling av forretningsdokumenter og reduserer risiko betydelig i ERP-prosjektet, slik at dokumentene blir raske å lage, enkle å endre, billig å oppgradere, og dere kan gå live på tid og budsjett.

Få nyhetene først

Vær mer oppdatert enn dine konkurrenter, og lær mer om Output Management.

  Få artikler og ny kunnskap på LinkedIn
 Få våre nyhetsbrev 
Tabellaes YouTube  Se videoer og få ny kunnskap på YouTube