EDI
Håndtere utgående dokumenter og EDI med én løsning
Et stort antall forretningsdokumenter, som fakturaer, bestillinger og følgesedler, utveksles som EDI (Electronic Data Interchange). Ofte overføres store mengder data elektronisk fra ett IT-system til et annet.
Med Lasernet Output Management-programvaren fra Tabellae får du en løsning som kan håndtere både utgående dokumenter OG EDI – slik at du ikke lenger trenger et eget EDI-system for å utveksle dokumenter elektronisk.
Enkel elektronisk utveksling av dokumenter
Jobber du med EDI, er du helt sikkert kjent med problemstillingen at alle kunder og leverandører ikke skal ha samme format.
Med Lasernet som EDI-løsning håndteres data automatisk med et minimum av manuelle funksjoner, og løsningen er kostnadseffektiv takket være et lavt antall konsulenttimer for justeringer.
Du får et regelbasert oppsett hvor:
- Maler blir enkle å lage, designe og vedlikeholde. Du trenger for eksempel ikke å opprette det samme formatet 10 ganger, bare én gang.
- Du unngår å lage samme format for ulike kunder
- Du kan slå deler av/på, enten de skal brukes eller ikke.
Besparelser på drift og tid med EDI-løsning
«EDI er dyrt og tar lang tid», får vi ofte høre. Dette er ikke tilfellet med Tabellae.
I konkurrerende løsninger er EDI typisk transaksjonsbasert. Dette er ikke tilfellet med Tabellae, fordi du vil eie programvaren Lasernet. Det gir deg:
- Besparelser på drift fordi alt ikke trenger å gå via VANS
- Besparelser i tid fordi du kan tilpasse formater og endringer før sending
Leverer du mange dokumenter til ulike kunder og/eller leverandører er den daglige besparelsen stor. For eksempel i Food, Construction Markets and Transport, som typisk har mange dokumenter og datautveksling.
Fordelene med EDI-fakturering
- EDI-fakturering sikrer at e-fakturaen havner hos riktig mottaker.
- Manuelle feil hos avsenderen elimineres ettersom faktureringen ikke lenger er en manuell, men en automatisert prosess.
- EDI kan gjøre virksomheten papirløs på mange områder, inkludert e-fakturering, bestillinger og elektroniske ordrebekreftelser.
- Automatisering av fakturahåndteringen med EDI skaper større effektivitet i organisasjonen.
Er e-fakturering en fordel for meg?
Selv om e-fakturering står på manges dagsorden, betyr ikke det at det nødvendigvis er gunstig for bedriften din.
Tabellaes anbefaling er:
- Nei: Hvis du har små mengder dokumenter, men mange kunder, er dette som regel ingen fordel.
- Ja: Hvis kundene eller markedet krever det, trenger du det. Hvis du også har store mengder dokumenter, men få handelspartnere, er et e-faktureringssystem en stor fordel.
Hvilket EDI-system bør jeg velge?
Det finnes en rekke ulike EDI-systemer rundt om i verden, som dekker ulike behov avhengig av organisasjonens størrelse og bransje. Du trenger imidlertid ikke et frittstående EDI-system for å håndtere elektroniske fakturaer.
Tabellaes Output Management-løsninger, som håndterer selskapets eksterne forretningsdokumenter fra opprettelse, design, formatering og distribusjon av forretningsdokumenter, kan også brukes som selskapets EDI-system.
Med en EDI-løsning fra Tabellae unngår du dyre kostnader til eksterne EDI-systemer.
EDI-prosess (teknisk)
Prosessen
Det økende fokuset på elektronisk utveksling av forretningsdokumenter, for eksempel EDI-fakturaer, krever et EDI-system som støtter prosessen, som vanligvis består av en rekke trinn – og dermed dokumenter:
- Kjøper sender en elektronisk ordre
- Selger bekrefter ordren
- Det kan også komme ordreendringer og varsler
- Vare leveres og faktura sendes (evt. sammen med fraktdokumenter)
Ovenstående prosess støttes av Lasernet, som ivaretar 2 oppgaver i prosessen.
- Konvertering til/fra det relevante EDI format i forhold til fx en EDI faktura
- Forsendelse og automatisk distribusjon av dokumenter – direkte via FTP eller via en VANS
Fordeler med å bruke Lasernet til oppgaven er at det blir étt format til/fra ERP systemet, uansett om man arbeider med mange forskjellige samarbeidspartnere.
Forsendelse
Det finnes en rekke måter å sende og motta EDI dokumenter på, fx EDI faktura. Slik kan Lasernet brukes:
- FTP
- VANS (f.eks Sproom, KMD, IBM, OB10, Itella, Basware eller Evenex)
- SMTP (e-post)
Ofte er det samarbeidspartnerens preferanser som oppfylles. Med mindre annet avtales så er det billigst å sende dokumentene direkte via internett/Lasernet.
EDI-løsning som støtter alle EDI-formater
Som EDI-leverandør tilbyr Tabellae en løsning som gjør at for eksempel EDI-fakturaer kan konverteres fra leverandørens til kundens EDI-format og omvendt.
Mange EDI-systemer har begrensninger på hvilke formater, også kalt EDI-standarder som systemet støtter. Tabellaes EDI-løsning støtter alle typer EDI-formater som:
- EDIFACT, ODETTE, OIO, UBL, XML, CSV, E2B, Finvoice, Svefaktura, EHF, SWIFT og SEPA, understandarder som DAVID, BYG-e og HAMKOM protokoller.
Et EDI-system som støtter alle EDI-formater vil ikke bare lette arbeidsflyten innad i bedriften, men også sørge for at dine kunder og leverandører alltid mottar elektroniske ordrebekreftelser, bestillinger og e-fakturaer i ønsket format.
Hva brukes EDI til?
EDI kan brukes til alt fra salgs- og innkjøpsordrer til ordrebekreftelser og fakturaer.
EDI er en effektiv metode for å utveksle eller overføre informasjon til handelspartnere på en rask og effektiv måte.
I dag brukes EDI av organisasjoner av alle størrelser i ulike bransjer. Blant kundene våre brukes EDI i logistikk- og transportbransjen ofte til å håndtere leveranser og bestillinger, mens det i service- og forsyningsbransjen ofte brukes til å håndtere e-fakturering, også kjent som EDI-fakturering.
Hva er en EDI-faktura?
En EDI-faktura er en elektronisk faktura (også kalt e-faktura) – en faktura som sendes elektronisk.
En av fordelene med EDI-fakturering er at når bedriften sender en e-faktura til en kunde eller leverandør, overføres informasjonen på fakturaen i et format som kan leses av begge parters IT-systemer. Det betyr at selv om dere bruker ulike IT-systemer, kan dere samarbeide og fakturere elektronisk på en effektiv måte.
Tabellaes EDI-løsning kan også brukes til EDI-fakturering, noe som har mange fordeler.
Vil du vite mer om mulighetene med Lasernet for EDI fra Tabellae og hvordan vi kan hjelpe virksomheten din?
Send meg en e-post, så tar jeg kontakt med deg for å avtale et tidspunkt for en veiledningssamtale som passer deg.
