Digital signatur på faktura

Skrevet av Lennart Garbarsch den 24 januar 2020.

Digital signatur med Lasernet

Lasernet har en tilleggsmodul (Lasernet PDF Security Module), som kan brukes til å

• Kryptere
• Dekryptere
• Verifisere
• Signere

både inn- og utgående dokumenter samt dokumenter til elektronisk arkivering. Modulen krever Conversion-modulen (PDF-modulen) og Lasernet versjon 6.5.9 eller nyere.

Merk at noen land, deriblant Tyskland, har spesielle krav som i praksis er mer restriktive enn de generelle danske og europeiske kravene.

Se også her.

Elektroniske fakturaer

Det er regler for utstedelse av elektroniske fakturaer som supplerer bestemmelsene i den danske bokføringsloven.

For det første skal både selger og kjøper være enige om at det faktureres elektronisk. En elektronisk faktura skal inneholde samme informasjon som en vanlig faktura. Det kan ikke brukes forenklede fakturaer når det faktureres elektronisk.
For det andre skal virksomheter som bruker, utsteder eller mottar elektroniske fakturaer til bruk for regnskapsføringen, oppbevare de elektroniske fakturaene i deres opprinnelige form og format.

Oppbevaringen skal skje på en slik måte at kravene til ekthet og integritet overholdes og slik at data ikke mistes helt eller delvis som følge av feil, havari eller andre driftsforstyrrelser. Dette gjelder uansett om dataene oppbevares i virksomheten eller hos en tredjepart.

Elektronisk fakturering til danske kunder

For å fremme elektronisk fakturering skal du ved salg til andre danske virksomheter sende gyldig faktura i PDF-format i en vanlig e-post. Det er ingen krav om at faktura eller e-post skal være signert eller sikret på annen måte.

Elektronisk fakturering til utenlandske kunder

Hvis du bruker elektronisk fakturering ved salg til kunder i utlandet, skal du som hovedregel sikre ektheten på opprinnelsen og integriteten til innholdet enten ved å benytte

• digital signatur, eller
• elektronisk datautveksling (XML eller EDI).

Benyttes én av disse to metodene, kan elektronisk fakturering benyttes overalt både innen og utenfor EU, herunder ved grenseoverskridende handel mellom virksomheter i de forskjellige EU-landene.
Virksomheter som benytter elektronisk fakturering, skal oppbevare beskrivelser av systemene, herunder maskinvare og programvare, og prosedyrene som benyttes. I tillegg skal virksomheten oppbevare kontrakter og sertifikater som en del av beskrivelsen.
Benyttes det en digital signatur, skal den som minimum ha et sikkerhetsnivå som tilsvarer f.eks. et OCES-sertifikat (Offentlige Certifikater for Elektronisk Service). Dvs. at en annen tilsvarende digital signatur er like anvendelig.

Systemet med digital signatur gir en sikkerhet som er avgjørende for troverdigheten:

• Autentisitet – som gir mottakeren av fakturaen sikkerhet for at fakturaen stammer fra den som har sendt fakturaen
• Integritet – gir sikkerhet for at fakturaen ikke har blitt endret underveis

Blir det benyttet elektronisk datautveksling (EDI), forutsetter dette at det er en konkret avtale mellom kjøper og selger som fastsetter sikre prosedyrer for elektronisk utveksling av fakturaer ved hjelp av EDI. Anvendelsen forutsetter at partene benytter og opprettholder de særlige metodene og reglene som er nødvendige for datasikkerheten, ektheten på opprinnelsen og integriteten til innholdet.

Benyttes det andre metoder enn digital signatur og EDI, skal det mellom selger og kjøper være en avtale og forretningsgang som sikrer at ektheten og integriteten opprettholdes. Finansinstitusjoner tilbyr f.eks. internettbank, som bl.a. er basert på avtaler mellom partene, passordsystemer samt evt. kryptering av data.