Elektronisk fakturering
Hvad er e-fakturering?
Elektronisk fakturering, også kendt som e-fakturering, er en e-handelsteknologi, der forenkler at sende elektronisk faktura for at gøre det lige så let som at sende en e-mail.
Elektronisk fakturering er et felt inden for dokumentudveksling, der er i rivende udvikling. Selvom e-fakturering er en etableret metode til elektronisk distribution af forretningsdokumenter, er der stadig forvirring om hvad, der præcist dækker definitionen.
Hvad er en elektronisk faktura?
En elektronisk faktura er en faktura, der er digital igennem hele dokumentets livscyklus, dvs. udstedt, transmitteret, modtaget, håndteret og arkiveret elektronisk i et digital format.
E-fakturaer sendes altid i et officielt anerkendt format afhængig af dets oprindelsesland. I Skandinavien opererer Danmark med formatet OIOUBL, i Sverige er Svefaktura et ofte brugt format, i Finland er det Finvoice og i Norge er EHF det foretrukne format. Det almindelige anvendte format internationalt i Europa er PEPPOL.
Hvad er ikke en e-faktura?
Mange mennesker tror, at en elektronisk faktura er enhver form for faktura, der modtages digitalt – men det er det ikke. En elektronisk faktura dækker ikke:
- En faktura i PDF, Word eller PNG modtaget via e-mail
- En papirfaktura, der er konverteret til et digitalt format
Elektronisk fakturering til det private og offentlige
Flere offentlige sektorer rundt om i verden presser på for e-fakturering og efterspørger virksomheder til at foretage fakturering og afregning elektronisk. For private virksomheder sætter det også en deadline for at få deres forretninger omdannet i tide.
Nationale og globale regler for e-fakturering
En af de vigtigste drivkræfter for at indføre elektronisk fakturering er EU’s håndhævelse af e-fakturering for offentlige e-indkøb (jf. EN 16931). En anden udbredt årsag er nationale regler, der kræver at bruge e-fakturering til at bekæmpe skattesvig og skatteunddragelse.
Elektroniske fakturaer er allerede meget brugt både i den offentlige og private sektor, særligt med PEPPOL og OIOUBL som statsformatet for elektronisk fakturering i de fleste lande.
Billig elektronisk fakturahåndtering
Når du bruger e-fakturering, får du et elektronisk fakturahåndterings workflow, der er både hurtigere, billigere og mere præcist.
Du undgår tidskrævende og dyre processer til scanning, fortolkning og verifikation af fakturaer. I stedet sendes dine e-fakturaer direkte til dit workflow-system. Når e-fakturaen er godkendt og registreret, sendes fakturadataene direkte til din økonomiafdeling eller dit ERP-system.
5 fordele ved elektronisk fakturering
Med E-fakturering får du et forbedret fakturahåndterings-workflow, der kan gøre en positiv forskel for din virksomhed.
1. Hurtigere
Du slipper for tidskrævende og dyre processer til scanning, tolkning og verifikation af fakturaer. I stedet sendes dine fakturaer direkte til dit workflow system. Når e-fakturaen er godkendt og registreret, sendes fakturadataene direkte til din økonomiafdeling eller dit ERP-system – det sparer tid.
2. Professionelt image
Alle dokumenter og rapporter understøtter virksomhedens layout. Du reducerer behovet for fortrykte formularer, reducerer fejlprocenten og forbedrer kvaliteten.
3. Billigere
Med elektronisk fakturering kan du sende en større del af dine forretningsdokumenter automatisk og elektronisk. Det betyder, at du har brug for færre printere, og at du opnår et lavere forbrug af toner og papir. Derfor sparer du penge på hardware, papir, toner, print og ikke mindst medarbejdertid.
4. Sikker og præcis
E-fakturering er den mest sikre måde at udveksle filer og drive forretning på grundet krypteret filoverførsel, digitale signaturer og sikre netværk – og det kan ikke gå tabt med posten. Data leveres direkte fra dit ERP-system i realtid, og automatisk fakturavalidering sikrer, at kun korrekte transaktionsdata kommer ind i ERP-systemet.
5. Tilpas til kundekrav
Har du ikke det korrekte e-fakturaformat, som kunden ønsker? Vi kan levere dine fakturaer i præcis det format og layout, dine kunder ønsker.
Obligatorisk e-fakturering – er du klar?
E-fakturering er ved at blive obligatorisk over hele verden. Selvom det er en sikker og præcis måde at gøre forretning på, betyder det også nye krav til din virksomhed.
Hvis du driver forretning internationalt, skal du kunne fakturere elektronisk i bestemte formater for fortsat at kunne handle med de berørte lande. Download Tabellaes whitepaper om e-fakturering og få et overblik over de obligatoriske krav, der kommer i 2024, 2025 og 2026.
Vil du høre mere om mulighederne med e-fakturering fra Tabellae, og hvordan vi kan hjælpe din virksomhed?
Send mig en mail, så kontakter jeg dig for at finde et tidspunkt til en rådgivningssession, der passer dig.
