Lasernet Client - øget sikkerhed og overblik

Få bedre kontrol og overvågning

Lasernet Client indeholder en kontrolfunktion og et overvågningspanel. Det kan bruges til at overvåge det, der potentielt kan gå galt, og tilføjer muligheden for at gøre noget manuelt, fx skifte felter. Med Lasernet Client kan du:

• Sikre korrekt udveksling af dokumenter
• Øge sikkerheden
• Få en bedre administration og overblik over fejlslagne jobs
• Overvåge jobkøer med indgående og udgående dokumenter
• Håndtere tidsforskudte jobs og mislykkede jobs
• Re-schedule udsendelse af dokumenter
• Pause jobs eller release paused jobs
• Kontrollere og gennemse dokumenter inden afsendelse
• Få automatiske advarsler inden afsendelse - fx ved unaturlige pengebeløb, systemfejl eller formatfejl
• Modtage indkommende leverandørfakturaer

Gratis kontrol og overvågningsfunktion kan bruges i hele organisationen

Kontrolfunktionen og overvågningspanelet Lasernet Client er gratis, og du har det allerede som Lasernet-kunde. Det er nemlig et værktøj, der automatisk følger med Tabellaes Lasernet Output Management løsning, og som kan bruges til at udvide glæden og brugen af løsningen.

Lasernet Client har været en del af Lasernet siden version 7.x og kan anvendes flere steder i organisationen – både i IT-afdelingen, bogholderiet samt i forretningen, hvor værktøjet kan gøre stor nytte og fungere som en slags ’mellemstation’ eller ’kontrolpost’.

Lasernet Client er IKKE et elektronisk arkiv til langtidsopbevaring, men kan bruges som et korttidsarkiv.

Overvåg print- eller pdf-afsendelser og EDI/XML

Hvis der skal en ekstra kontrol på følsomme dokumenter som fx rykkere eller kreditnotaer, kan disse gennemses for fejl eller misforståelser, inden de havner hos jeres kunde. Der kan eksempelvis komme en advarsel ved afsendelser af fakturaer eller kreditnotaer, der er højere end f.eks. 100.000 kr.

Ydermere kan det opdages, hvis der er fejl i afsendelsen ved fx printkø eller aflevering af dokumenter til mailafsendelse, således at der kan gribes ind.

Afsendelse og modtagelse af EDI og XML er ofte noget, der foregår i baggrunden. Med Lasernet Client kan man overvåge og korrigere for evt. fejl i formaterne eller i afsendelse af EDI via FTP eller webservice. Dét sikre, at dokumentet kan afsendes manuelt og håndteres i tilfælde af system- eller formatfejl.

Kontroller afsendelse af dokumenter

Sender I mange fakturaer? Udsendes mange fakturaer, kan det være svært at kontrollere hvornår, hvilke afsendes. Bedre kontrol over fakturaudsendelse kan opnås med Lasernet Client, hvis I har et internt afregningsteam. Teamet kan overvåge hvor mange fakturaer, der kommer ind fra det eksterne system og antallet som udsendes i den anden ende via Lasernet.

Når hele faktureringen er kørt igennem, og alle dokumenter er dannet, pauses de i Lasernet Client. Herefter afstemmer afregningsteamet, at de fx forventer, at der kommer 1000 fakturaer ind, og det skal der så også være sendt ud via Lasernet – enten på print, e-mail eller elektronisk.

Herefter vil afregningsteamet afstemme hver afregning. Når afstemningen er godkendt, frigiver teamet dokumenterne over for Lasernet Clienten, hvorefter de sendes til kunderne. Proceduren sikrer, at I kan styre, hvornår alle fakturaer bliver sendt ud som mail, til printeren og elektronisk til jeres kunder.

Afsend dokumenter i batch

Normalt afsendes forretningsdokumenterne direkte til kunden, når der trykkes på ”print” i ERP-systemet. Med Lasernet Client kan man afvente afsendelse af forretningsdokumenter, indtil alle dokumenter er klar til at sendes afsted på én gang på et bestemt tidspunkt.

Godt råd: Brug natten og vær klar om morgenen Det er tidskrævende at danne store pdf’er. Vi anbefaler derfor, at rapporterne køres i batch om natten. Så er materialet klar næste morgen.

Vedhæftning af bilag på forretningsdokumentet inden afsendelse

Det er også muligt at vedhæfte bilag til forretningsdokumenter manuelt i Lasernet Client, inden det udsendes til bestemte kunder. Er det alle kunder, der skal have bilag, gøres dette dog bedst automatisk i Lasernet.