Generering af Excel-filer
Minimer tidsforbruget på dokumenthåndtering med Excel-modul
Anvender I shippingdokumenter til et lager i udlandet? Så har vi en løsning, der minimerer jeres tidsforbrug på oprettelse af shippingdokumenter markant: Tabellaes Excel-modul.
Shippingdokumenter kræver mange, præcise varestamdata
Mange toldmyndigheder stiller en lang række krav til modtagelse af filer samt specifikationer om hver enkelt vare. Hertil skal der både angives toldkode og toldgruppe samt særlige varestamdata – og det tager tid at oprette.
Hvis I fx handler med alkohol og tobak, der skal eksporteres til et lager i Polen, skal der angives alkoholprocent, hvilken grad plato øllen har, net weigth, cross weight og antal gram tobak i cigaretterne. De meget detaljerede varestamdata skal leveres hver eneste gang, der sendes en ordre ud af Polen.
Standard ERP kræver manuelt arbejde
Alle disse data eksisterer i ERP-systemet, men det er en tung manuel proces at levere dataene til ens samhandelspartnere i Polen, der laver indregistreringen til tolderne til offentlig instans.
Med standard ERP laves en masse Excel-ark, hvor data trækkes ud af ERP-systemet og omformateres i Excel, så det står som en pakkeliste. Herfra kan man danne en XML-fil, også via Excel, som matcher den pakkeliste, der bliver sendt til toldmyndighederne, sådan så de ikke skal sidde og taste det hele en gang til.
Excel kommer til kort i ERP-systemet
Dette er ikke en holdbar løsning, hvis I har store leveringer med fx 50 ordrer og flere tusinde ordrerlinjer. Excel kommer til kort her – og det er ikke 100% stabilt pga. mængden af formler og variabler.
Det er meget tungt at arbejde med, samtidig med at de mange makroer gør, at den person, der danner pakkelisterne og XML-filerne, er låst i 30 minutter, fordi makroerne skal køre.
Alt dette kan IKKE automatiseres med standard. Det er altså en dyr proces – både ift. tid og ressourcer.
Tabellae Excel-modul og special-knap effektiviserer shippingdokumenter
Med Tabellaes Excel-modul til at generere shippingdokumenter kan I hente data direkte fra ERP-systemet i realtid. Herudover har vi udviklet en knap i ERP-systemet, som afhængigt af destination, danner en Excel-pakkeliste og en XML-fil, der matcher hinanden.
Med Tabellaes knap:
- er pakkelisten og XML-filen live med det samme og kan sendes direkte videre til toldmyndighederne.
- matcher dataen på dokumenterne altid data i ERP-systemet. Man undgår fejl i Excel-ark og navngivning på ark og kan trække en pakkeliste ud, der er 3 måneder gammel, uden der er fejl på den. Med opdaterede data undgår man, at der ikke er overensstemmelse mellem kundeservices og lagerets data.
- er dataen altid taget i realtid. Tolderne kan plotte dataene på pakkelisten direkte ind i deres system, og dét giver en kortere håndteringstid.
Fordele ved at oprette Excel-filer med Lasernet
- Håndteringstiden i shippingafdelingen reduceres markant. En af vores kunder har bl.a. reduceret deres håndteringstid dagligt på at danne pakkesedler med over 75%. De skal blot udvælge destinationerne, de gerne vil have papir på, trykke på knappen – og så er de genereret.
- Alt er live med det samme. Uden Excel-modulet og knappen vil man skulle hive data ud sit Data Warehouse, med risiko for forsinkelse på fx 6 timer, dvs. den opdaterer hver 6. time (afhængigt af ens setup).
- Kontrol går hurtigere. Hvis ens pakkelister ikke overholder de polske toldmyndigheders krav, vil jeres virksomhed fremstå ’shady’ og myndighederne vil typisk kræve mere kontrol, som tager længere tid.
- Med Lasernets Excel-modul er man desuden ikke afhængig af:
- at en medarbejder i kundeservice skal opdatere lagerbeholdningen, hvis dele af en ordre er annulleret
- at der kommer afvigelser, hvis en medarbejder ændrer noget i en kolonne. XML-filen og Excel-pakkelisten vil altid matche, fordi data tages direkte ud fra ERP-systemet i øjebliksbilledet.
Vil du høre mere om anvendelsesmulighederne med en Document Management løsning fra Tabellae, og hvordan vi kan hjælpe din virksomhed?
Send mig en mail, så kontakter jeg dig for at finde et tidspunkt til en rådgivningssession, der passer dig.
