EDI
Håndtér udgående dokumenter og EDI med samme løsning
En lang række forretningsdokumenter fx fakturaer, ordrer og følgesedler, udveksles som EDI (Electronic Data Interchange). Ofte er der tale om store mængder af data, der overføres elektronisk fra ét IT-system til et andet.
Med softwaren Lasernet Output Management fra Tabellae får du en løsning, der både kan håndtere udgående dokumenter OG EDI – så behøver du ikke længere et selvstændigt EDI system til at udveksle dokumenter elektronisk.
Udveksle nemt dokumenter elektronisk
Arbejder du med EDI og har mange leverandører, kender du sikkert problemstillingen, at kunder og leverandører ikke skal have samme format.
Med Lasernet som EDI løsning håndteres data automatisk med et minimum af manuelle funktioner, og løsningen er kosteffektiv pga. et lavt antal konsulenttimer til tilretninger.
Du får et regelbaseret setup hvor:
- Templates bliver nemme at udvikle, designe og vedligeholde. Fx behøver du ikke at oprette samme format 10 gange, men blot én
- Du undgår at oprette samme format til forskellige kunder
- Du kan tænde/slukke for sektioner, alt efter om de skal bruges eller ej
Besparelser på drift og tid med EDI løsning
“EDI er dyrt og tager lang tid” hører vi ofte. Sådan er det ikke hos Tabellae.
Hos konkurrerende løsninger er EDI typisk transaktionsbaseret. Det er det ikke hos Tabellae, fordi I kommer til at eje softwaren Lasernet. Det giver jer:
- Besparelser på drift, fordi alt ikke behøver at gå via VANS
- Besparelser i tid, fordi I selv kan tilpasse formater og ændringer før afsendelse
Hvis I leverer mange dokumenter til forskellige kunder og/eller leverandører, er de daglige besparelser store. Fx inden for Fødevarer, Byggemarkeder og Transport, som typisk har mange dokumenter og udveksling af data.
Fordelene ved EDI fakturering
- EDI fakturering sikrer, at en e-faktura ender hos rette modtager
- Manuelle fejl hos afsender elimineres, da fakturering ikke længere er en manuel, men automatiseret proces
- EDI kan gøre din virksomhed papirløs på mange områder, både med e-fakturerer, ordrer og elektroniske ordrebekræftelser
- Ved at automatisere din fakturahåndtering med EDI opnås større effektivitet internt i virksomheden
Er e-fakturering en fordel for mig?
Selvom e-fakturering er på manges agenda, betyder det ikke, at det nødvendigvis er en fordel for din forretning.
Tabellaes anbefaling er:
- Nej: Hvis du har små mængder dokumenter, men mange kunder, er det generelt ikke en fordel.
- Ja: Hvis dine kunder eller markeder kræver det, har du brug for det. Hvis du også har store mængder dokumenter, men få handelspartnere, er et e-faktureringssystem en stor fordel.
Hvilket EDI system skal jeg vælge?
Der findes en række forskellige EDI systemer verden over, der dækker forskellige behov, afhængigt af din virksomheds størrelse og branche. Man behøver dog ikke et selvstændigt EDI system til at håndtere sine elektroniske fakturaer.
Tabellaes Output Management løsninger, der håndterer virksomhedens eksterne forretningsdokumenter lige fra oprettelse, design, formatering og distribution af forretningsdokumenter, kan samtidig anvendes som virksomhedens EDI system.
Med en EDI-løsning fra Tabellae, kan du derfor undgå dyre omkostninger til eksterne EDI systemer.
EDI processen (teknisk)
Processen
Det stigende fokus på elektronisk udveksling af forretningsdokumenter som fx EDI fakturaer, kræver et EDI system, der understøtter processen som typisk består af en række trin – og derved dokumenter:
- Køber afsender en elektronisk ordre
- Sælger bekræfter ordren
- Der kan dertil komme ordreændringer og adviseringer
- Vare leveres og faktura afsendes (evt. sammen med fragtdokumenter)
Ovenstående proces understøttes af Lasernet, som varetager to opgaver i processen.
- Konvertering til/fra det relevante EDI format, ift. fx en EDI faktura
- Afsendelse og automatisk distribution af dokumenterne – direkte via FTP eller via en VANS
Fordelen ved at anvende Lasernet til opgaven er, at der således kun er ét format til/fra ERP systemet, uanset om man arbejder med mange forskellige samhandelspartnere.
Forsendelse
Der findes en række måder at afsende og modtage EDI dokumenter på, fx EDI faktura. Således kan Lasernet anvende:
- FTP
- VANS (f.eks Sproom, KMD, IBM, OB10, Itella, Basware eller Evenex)
- SMTP (email)
Ofte er det samhandelspartnerens præferencer, som opfyldes. Med mindre andet aftales, er det billigst at fremsende dokumenterne direkte via internet/Lasernet.
EDI løsning understøtter ethvert EDI format
Som EDI leverandør tilbyder Tabellae en løsning, der muliggør, at fx EDI fakturaer kan konverteres fra leverandørens til kundens EDI format og omvendt.
Mange EDI systemer har begrænsninger ift., hvilke formater, også kaldet EDI standarder, som systemet understøtter. Tabellaes EDI løsning understøtter alle typer af EDI format som bl.a.:
- EDIFACT, ODETTE, OIO, UBL, XML, CSV, E2B, Finvoice, Svefaktura, EHF, SWIFT og SEPA, understandarder som DAVID, BYG-e og HAMKOM protokoller.
Et EDI system, der understøtter alle EDI formater, vil ikke blot lette arbejdsgange internt i virksomheden, men samtidig sikre, at dine kunder og leverandører altid modtager elektroniske ordrebekræftelser, ordrer og e-fakturaer i det ønskede format.
Hvad anvendes EDI til?
EDI kan anvendes til at lige fra salgs- og indkøbsordrer til ordrebekræftelser og fakturaer.
EDI er en effektiv metode til at udveksle eller overføre information til samhandelspartnere hurtigt og effektiv.
I dag anvendes EDI af alle virksomhedsstørrelser i forskellige brancher. Blandt vores kunder anvendes EDI inden for logistik- og transportbranchen ofte til at håndtere leverancer og bookinger, hvor det i service- og forsyningsbranchen ofte anvendes til håndtering af e-fakturering, også kendt som EDI fakturering.
Hvad er en EDI faktura?
EDI faktura er en elektronisk faktura (også kaldet e-faktura) – basalt set en faktura som sendes elektronisk.
En af fordelene ved at anvende EDI fakturering er, at når din virksomhed sender en e-faktura til en kunde eller leverandør, overføres oplysningerne på fakturaen i et format, der er læsbart for begge parters IT-systemer. Det betyder, at selvom I opererer med forskellige IT-systemer, har I mulighed for samhandel og effektiv elektronisk fakturering.
Tabellaes EDI løsning kan også anvendes til EDI fakturering, og det er der mange fordele ved.
Vil du høre mere om mulighederne med Lasernet til EDI fra Tabellae, og hvordan vi kan hjælpe din virksomhed?
Send mig en mail, så kontakter jeg dig for at finde et tidspunkt til en rådgivningssession, der passer dig.
