Digital signatur på faktura
Skab sikkerhed for dine kunder
Sikkerhed er alfa og omega i dag. Man kan dog ikke undgå fakturasvindel, men man kan yde sikkerhedsskabende services overfor sine kunder med bl.a.:
- Digital signering af dokumenter kræver kun af kunden, at de skal tjekke dokumenterne. Ved at anvende digital signatur på dokumenter oplever jeres kunder en tryghed for, at dét de modtager, kommer fra den korrekte afsender.
- Kryptering er også én af de mest effektive redskaber til at sikre sig mod fakturasvindel. Kryptering gør det ikke umuligt, men sværere for tredjeparter at få fat i fakturaerne.
Disse services kører i baggrunden af Lasernet serveren. Når de er sat op, fungerer de og kræver ikke mere af teknisk karaktér af hverken jer eller Tabellae.
Vælg det rigtige produkt til digital signatur
I nogle systemer kan signering og kryptering gøre, at visse modtagere ikke kan åbne fakturaerne. For sent betalte fakturaer kan undgås med Lasernet, da vores metode ikke er opsat til at være generende, men til at verificere.
Lasernet har et tillægsmodul (Lasernet PDF Security Module), der kan anvendes til at kryptere, dekryptere, verificere og signere både ind- og udgående dokumenter samt dokumenter til elektronisk arkivering.
Bemærk, at nogle lande, herunder Tyskland, har specielle krav der i praksis er mere restriktive end de generelle danske og Europæiske krav.
Regler for digital signatur ved e-fakturering
Ved salg til danske virksomheder skal du fremsende en gyldig faktura i pdf-format i en almindelig e-mail. Der er ingen krav om at faktura eller mail skal være digitalt signeret eller sikret.
Anvender du derimod elektronisk fakturering ved salg til kunder i udlandet, skal en elektronisk fakturas ægthed af dens oprindelse og integriteten af dens indhold som hovedregel sikres ved enten at benytte
- digital signatur
- eller elektronisk dataudveksling (XML eller EDI)
Benyttes én af disse to metoder, kan elektronisk fakturering benyttes overalt inden- og udenfor EU, herunder ved grænseoverskridende handel mellem virksomheder i de forskellige EU-lande.
Høj sikkerhed med digital signatur
Dokumenter med digital signatur skal minimum have et sikkerhedsniveau svarende til fx et OCES-certifikat (Offentlige Certifikater for Elektronisk Service). Dvs. at en anden tilsvarende digital signatur er lige så anvendelig.
Systemet med digital signatur giver en sikkerhed, som er afgørende for troværdigheden:
- Autenticitet – giver modtageren sikkerhed for, at fakturaen stammer fra den, der har sendt den
- Integritet – giver sikkerhed for, at der ikke er ændret i fakturaen undervejs
Anvender du andre metoder skal der mellem sælger og køber være en aftale og forretningsgang, der sikrer, at ægtheden og integriteten opretholdes. Pengeinstitutter udbyder fx internetbank, der er baseret på aftaler mellem parterne, password-systemer samt evt. kryptering af data.
Undgå faktura fraud med sikkerhedskriterier
Man kan aldrig sikre sig 100% mod svindel, men man kan forebygge sig mod bedrageri og minimere risikoen for det.
Vi anbefaler altid, at vores kunder får sat regler op i Lasernet for at sikre, at de fanger usædvanlige hændelser.
Virksomheder vil også kunne opsætte en række sikkerhedskriterier til løsningen, hvoraf håndhævningen af disse sker internt. Det kan være en øvre grænse for bestilling af varer for at sikre sig mod snyd – fx hvis en kunde bestiller varer for 100.000 kr., så skal en medarbejder godkende ordren.
Optimal drift og sikkerhed med forretningsregler
Når du er på udkig efter et nyt produkt, skal drift og sikkerhed være i orden. Det samme gælder for software-løsninger – og det sørger Lasernet for er i top, bl.a. via forretningsregler.
Lasernet er opsat således, at når ordrer modtages, bliver de lagt ned i et bibliotek, hvorfra ERP-systemet kan hente dem. Dertil opsætter vi overvågning fra Lasernets side af, der tjekker, om der ligger filer i dette bibliotek. Hvis det er tilfældet, sendes der en e-mail til salgssupport om, at de skal sikre, at importen i ERP-systemet kører automatisk.
Således er hele flowet fuldt automatisk og nedetid undgås.
Vil du høre mere om anvendelsesmulighederne med en Document Management løsning fra Tabellae, og hvordan vi kan hjælpe din virksomhed
Send mig en mail, så kontakter jeg dig for at finde et tidspunkt til en rådgivningssession, der passer dig.
