Øget sikkerhed, kontrol og overblik
Få bedre kontrol og overvågning
Softwaren Lasernet har en kontrolfunktion og et overvågningspanel kaldet Lasernet Client. Den kan bruges til at overvåge dét, der potentielt kan gå galt, og giver mulighed for at gøre noget manuelt, fx skifte felter. Med Lasernet Client kan du:
- Sikre korrekt udveksling af dokumenter
- Øge sikkerheden
- Få bedre administration og overblik over fejlslagne jobs
- Overvåge jobkøer med ind- og udgående dokumenter
- Håndtere tidsforskudte jobs og mislykkede jobs
- Re-schedule udsendelse af dokumenter
- Pause jobs eller release paused jobs
- Kontrollere og gennemse dokumenter inden afsendelse
- Få automatiske advarsler inden afsendelse – fx ved unaturlige pengebeløb, systemfejl eller formatfejl
- Modtage indkommende leverandørfakturaer
Overvågningsfunktion og kontrol kan bruges i hele organisationen
Kontrolfunktionen og overvågningspanelet Lasernet Client er gratis, og du har det allerede som Lasernet-kunde. Det er nemlig et værktøj, der automatisk følger med Tabellaes Lasernet Output Management løsning, og som kan bruges til at udvide glæden og brugen af løsningen.
Lasernet Client kan anvendes flere steder i organisationen – både i IT-afdelingen, bogholderiet samt i forretningen, hvor værktøjet kan gøre stor nytte og fungere som en slags ’mellemstation’ eller ’kontrolpost’.
Lasernet Client er IKKE et elektronisk arkiv til langtidsopbevaring, men kan bruges som et korttidsarkiv.
Overvåg afsendelser med forretningsregler
Vi anbefaler, at man opsætter forretningsregler for at sikre, at usædvanlige hændelser fanges. Det kan fx være en regel om, at der skal en ekstra kontrol på følsomme dokumenter som rykkere eller kreditnotaer, hvoraf disse kan gennemses for fejl, inden de sendes. Det kan også være en øvre grænse for at bestille varer som beskyttelse mod snyd – fx at en medarbejder skal godkende ordrer på over 100.000 kr.
Ydermere kan det opdages, hvis der er fejl i afsendelsen ved fx printkø eller aflevering af dokumenter til mailafsendelse, således at der kan gribes ind.
Afsendelse og modtagelse af EDI og XML er ofte noget, der foregår i baggrunden. Med Lasernet Client kan man overvåge og korrigere for evt. fejl i formaterne eller i afsendelse af EDI via FTP eller webservice. Dét sikre, at dokumentet afsendes manuelt og håndteres i tilfælde af system- eller formatfejl.
Kontroller afsendelse af dokumenter
Sender I mange fakturaer, kan det være svært at kontrollere hvornår, hvilke afsendes. Bedre kontrol over udsendelser kan opnås med Lasernet Client og et internt afregningsteam.
Teamet kan overvåge hvor mange fakturaer, der kommer ind fra eksterne systemer og antallet som udsendes via Lasernet.
Når faktureringen er kørt igennem, og alle dokumenter er dannet, pauses de i Lasernet Client. Herefter afstemmer afregningsteamet, at de fx forventer, at der kommer 1000 fakturaer ind, og det skal der også være sendt ud via Lasernet – enten på print, e-mail eller elektronisk. Herefter vil teamet afstemme hver afregning, og når den er godkendt, frigiver de dokumenterne over for Lasernet Clienten, hvorefter de sendes til kunderne. Proceduren sikrer, at I kan styre, hvornår alle fakturaer bliver sendt ud som mail, til printeren og elektronisk.
Afsend dokumenter i batch
Normalt afsendes forretningsdokumenterne direkte til kunden, når der trykkes på ”print” i ERP-systemet. Med Lasernet Client kan man afvente afsendelse af forretningsdokumenter, indtil alle dokumenter er klar til at sendes afsted på én gang på et bestemt tidspunkt.
Godt råd: Brug natten og vær klar om morgenen Det er tidskrævende at danne store pdf’er. Vi anbefaler derfor, at rapporterne køres i batch om natten. Så er materialet klar næste morgen.
Vedhæftning af bilag på forretningsdokumentet inden afsendelse
Det er også muligt at vedhæfte bilag til forretningsdokumenter manuelt i Lasernet Client, inden det udsendes til bestemte kunder. Er det alle kunder, der skal have bilag, gøres dette dog bedst automatisk i Lasernet.
Vil du høre mere om anvendelsesmulighederne med en Document Management løsning fra Tabellae, og hvordan vi kan hjælpe din virksomhed?
Send mig en mail, så kontakter jeg dig for at finde et tidspunkt til en rådgivningssession, der passer dig.
