Lasernet One2One
Sender I mange tekstdokumenter til kunder eller medlemmer?
Fx pensionsoverblik, information om ændringer af medlemsaftale eller velkommen som ny kunde. Dette er typisk dokumenter, du sender i e-Boks.
Med One2One, også kaldet “Text Management”, kan I selv oprette, tilpasse og vedligeholde dokumenter til jeres medlemmer – helt uden hjælp fra IT-delingen. Det kræver dog, at man ’flytter’ måden, man laver dokumenter på.
Uden One2One vil det typisk være nogle få medarbejdere i IT-afdelingen, der sørger for at håndtere dokumenterne. Ved ændringer skal der sendes en forespørgsel til IT-afdelingen, hvorefter IT justerer i Word-makroer eller andre dokumenttyper, der minder om Office-pakkens flettefunktion.
Håndter forretningsbreve selv med One2One
Hvis din virksomhed ikke opererer med fakturaer, ordrer eller ERP-systemer generelt, kan One2One modulet agere som din dokumenthåndteringsløsning.
One2One anvendes typisk til kommunikation mellem fagforeninger, organisationer og finansielle institutioner til deres medlemmer og kunder.
Løsningen sikrer, at vedligeholdelse af breve og fraser gøres til en enkel opgave, der hører hjemme i forretningen fremfor at være en tung IT-opgave.
Løsningen kan håndtere masse-breve og en-til-en breve til at styre fraser, fraselogik, brevskabeloner osv. One2One anvender standardsoftwaren Lasernet til distribution i en række formater som e-Boks/dokumentboks, PDF, PDF/A, Print, AFP, XML m.fl.
Del ansvaret ud i organisationen
Med One2One kan alle oprette og redigere dokumenter – og dermed undgår I at vente på, at IT-afdelingen har lavet ændringerne.
Ansvaret for dokumenthåndtering deles mellem relevante fagpersoner, som selv kan ændre simple ting som tekst, lovparagraffer og billeder – fx:
- juridisk afdeling vedligeholder jura-delen af dokumentet
- sagsbehandleren eller kommunikationsmedarbejderen vedligeholder den almindelige tekst
Al sikkerhed er centreret omkring, hvem kan hvad. One2One modulet er bygget op med adgangsbetingelser, så hver enkelt bruger logger ind med sit Windows login. En jurist får dermed adgang til bestemte dokumenter, mens en sagsbehandler får adgang til CPR-numre og medlemsdata.
Fordele med Lasernet One2One
Der er mange fordele ved at anvende et Text Management program som Lasernet One2One, bl.a.:
1. I undgår ventetid, da I selv kan oprette, tilrette og vedligeholde dokumenterne uden IT-afdelingen.
2. I kan selv lave selve konfigurationen, dvs. bestemme hvordan data præsenteres på dokumenter.
3. I sparer intern tid på briefing, overlevering og ventetid pga. den ændrede arbejdsfordeling.
4. Jeres kunder kan selv bestille dokumenter online uden kontakt til jer, fx pensionsoversigt og -vilkår. De skal kun vente på, at dokumentet bliver dannet online og vises på nettet.
One2One kræver minimal teknisk forståelse
Til One2One modulet medfølger en One2One designer, hvorfra du skal hente en XML-fil. Designeren er udstyret med værktøjer, der er meget lig Word og Officepakken – præcis som du kender ikonerne, betydningerne og skemaopsætning.
Du skal ikke selv hente medlemsdata – det er standard i de dokumenter, I har. Hvis en sagsbehandler fx skal lave en pensionsoversigt til en kunde, henter personen en skabelon via Lasernet, hvor alle parametre, der skal med i brevet, på forhånd er defineret og konfigureret.
Dokumenthåndteringen kræver derfor kun, at sagsbehandleren skal forstå, hvad en XML-fil er, hvorefter medarbejderen selv kan skrive og trække variabler over i dokumentet såsom CPR-nummer, medlemsnummer, adresse osv. – og så kan de selv lave deres dokumenter.
Dét får du med One2One
Med Lasernet One2One fra Tabellae opnår du følgende:
- Enkel og nem vedligeholdelse af en-til-en breve, massebreve og systemudskrifter
- Vedligeholdelse af forretningsbreve foretages internt
- Levering i alle formater til kunder og medlemmer (PDF, e-Boks, Brev, XML, Portal, EDH m.v)
- Integration til andre systemer via Webservices, database opslag, Sharepoint, print eller fil.
- Integration til EDH eller arkivsystemer
- Platformsuafhængighed til medlems- eller forretningssystem
- Printeruafhængighed
- Versionsuafhængighed af f.eks. WORD eller Google Docs
- Hurtige ændringer: få timer fra lovkrav til produktion
Sådan bruger du One2One løsningen
Brugeren bestiller et dokument fra forretningssystemet, der afsender data til Lasernet One2One. Her flettes systemdata med relevante lovfraser, brugerfraser, tabeller, grafer og logik, hvorefter det færdige brev sendes til brugeren (en til en breve) eller til produktionsserveren (masse breve/systemprint).
Dokumenterne distribueres fra Lasernet direkte til det ønskede format i en automatiseret proces. Alle fysiske og elektroniske formater kan umiddelbart anvendes.
Vil du høre mere om mulighederne med Lasernet One2One, og hvordan vi kan hjælpe jer med at optimere interne arbejdsgange?
Send mig en mail, så kontakter jeg dig for at finde et tidspunkt til en rådgivningssession, der passer dig.
