Dokumenter som højrisiko i et ERP-projekt

Det er ikke trivielt at indføre et nyt ERP system. Derfor er anvendelse af Best Practice essentielt - også på de oversete områder. 

Dokumenter og udskrifter er ofte en overset post i et ERP projekt og langt mere omfattende end, de fleste regner med. Derfor får 'Formularer/dokumenter' ofte status som HØJRISIKO i projektrapporten.

Mange ubekendte

Det er svært at tidsestimere fra start, da:

• Opgaven involverer mange mennesker fra forskellige dele af forretningen
• Kravene til dokumenter stiger i takt med, at folk ser mulighederne og behovene opstår

”My guess is that we've saved half a million DKK by using Output Management” , Vikan.

Skjulte omkostninger

De fleste ERP rådgivere ved, at der er mange investeringer, som ikke er helt synlige for kunden ved indførsel eller opgradering af ERP system. En tommelfingerregel (fra DevoteaTalrigm 2019) fortæller, at kunden ofte skal bruge 2-3 timer, for hver gang en ekstern konsulent skal bruge 1 time. Dette er en intern omkostning, som kan virke overraskende og som kan bevirke, at projektet ikke bliver en åbenlys succes, selvom projektet går godt.

Ifølge William J. Stevenson (2011, s. 528) er de skjulte omkostninger ved ERP:

• Uddannelse for medarbejdere
• Integration og test af det nye system
• Datakonvertering fra tidligere system til det nye
• Dataanalyse der kræver, at ERP systemet kombineres med data fra eksterne systemer
• Ansættelse af IT-konsulenter

Høj risiko for ubetalte timer for ERP leverandøren

Set fra ERP leverandørens bord, er udfordringerne ved tilpasning af de eksterne ERP dokumenter, at værdien af denne ikke er afklaret. Derfor vil al den tid, der er brugt på eksterne rapporter, være "for meget" tid. Her er det vigtigt at sikre en fælles forståelse af rapporternes understøttelse af- og vigtighed for forretningen:

• Man undervurderer opgaven, hvorfor estimerede timer stort set aldrig stemmer overens med faktiske.
• Man overvurderer mulighederne i SSRS. Udviklerne kæmper med at løse kundens krav, da Microsoft Reporting Services har begrænset funktionalitet og er ressourcekrævende.
• Man får ikke tydeliggjort omfanget af dokumentopgaven, hvorfor kunden ikke ønsker at betale for timer, de ikke kan se, hvad er gået til.

”We now have a fast track for implementing changes to our prints”, Oticon.

Løsningen er at anvende Best of Breed løsninger

Inden for ERP dokumenter findes der eksperter, der kan sikre, at de rigtige spørgsmål stilles, og at værdien af dokumentdelen faciliteres. Området er nicheorienteret og derfor skal der helst benyttes kompetencer, der har arbejdet med dokumentområdet "hundreder af gange" før.

Derved opnås:

• Mindre ERP-projektrisiko
• Bedre ERP-projektøkonomi

Læs også ERP: Hvilke overvejelser skal du gøre dig?

Kontakt os for at høre, hvordan DIN virksomhed kan minimere risikoen med de eksterne dokumenter ved indførelsen af et nyt ERP-system.